1. Email nie nadaje się do prowadzenia długich dyskusji. Jeśli spodziewasz się odpowiedzi wymagającej kolejnych maili lepiej zadzwoń. Jeśli widzisz, że dany temat odbijany jest w mailach od kolejnych osób przynajmniej 2 razy przerwij dyskusję i zadzwoń. W piśmie ludzie często bywają dość agresywni i czepliwi, zwłaszcza, gdy nie muszą patrzeć Ci w oczy. Jeśli spodziewasz się problemów z przekazaniem/ustaleniem informacji, zadzwoń lub zorganizuj spotkanie. Najgorszą rzeczą, jaką możesz zrobić jest wdawanie się w pisanie wielotomowej powieści z firmowych maili. Po wykonanym telefonie/spotkaniu wyślij krótki rzeczowy email w charakterze potwierdzenia. Gdy stawka, rośnie ludzka pamięć staje się zadziwiająco zawodna ;)
2. Nie sprawdzaj poczty więcej niż 3 razy dziennie. Najgorsze, co możesz zrobić, to czytać każdy email, który do Ciebie trafi natychmiast po sygnale sygnału o jego otrzymaniu. Nieważne jakiego programu pocztowego używasz – po prostu go wyłączaj. Jeśli absolutnie nie możesz, bo twoje życie, zdrowie, rodzina i praca zależą od tego ;) wyłącz funkcję automatycznych powiadomień. Skup się na tym, co w danym dniu jest najważniejsze, 80-95% maili nie wnosi żadnych istotnych informacji i tylko odciąga Cię od pracy.
3. Nie czytaj wszystkich maili. Sam wymyśl, w jaki sposób będziesz je sortował. Dla mnie najefektywniejsza okazała się następująca metoda. Wszystkie maile w których mój adres umieszczony był jako „Do wiadomości” nie zaś jako adresat wpadają do osobnego folderu. Z tego folderu czytam jedynie tematy, pełną treść wiadomości otwieram dopiero, gdy dany temat mnie zainteresuje.
4. Nie daj się zaspamować. Jest na to wiele metod. Osobiście polecam:
a. Wszystkie serwisy, które wysyłają Ci maila mają obowiązek umożliwić Ci również wypisanie się z subskrypcji. Zrób to. Żadnych reklam w mailu. Jeśli dany serwis nie chce tego zrobić napisz do nich na każdy email dostępny na stronie niezależnie czy to zarząd czy księgowa – wysyłanie niechcianych informacji handlowych drogą mailową obarczone jest karą do 5tys PLN. Firmy reagują natychmiastowo (sprawdziłem działa).

b. Artykułów o klasycznych metodach unikania spamu jest w sieci bardzo wiele. Polecam wujka Google.
5. Maile czytaj od najnowszych do najstarszych. Nigdy odwrotnie. Bardzo często pozwala to na szybkie przejście do konkluzji bez wdawania się w szczegóły całej dyskusji.